Order
Bestelmail met PDFBestelling Etiketten NV
Vulling 40 mm12
Deksel4
Dop 38 mm zwart6
Verkooporder in Odoo
Virtuele medewerkers
voor KMO's
Onze virtuele medewerkers draaien mee in jouw processen en systemen. Zij doen het repetitieve werk, jouw team focust op wat waarde toevoegt.
- Live in 6 weken
- Europese infrastructuur
Bestelmail met PDF
Verkooporder in Odoo
Offerte
Prijsvraag met ExcelOfferte Vermeulen Drinks
Etiketten 80x40 mm250
Leveringhalf okt
Totaal€ 6.120
Concept-offerte in A2W
Factuur
Aankoopfactuur als PDFFactuur F-2026-114
Verpakking De Smet15/10
€ 1.245
Te betalen€ 1.842,50
Geboekt in Exact Online
Planning
Herstelaanvraag van klantWeek 41 Herstelling ketel
madiwodovr
Tom
Lien
Wim
Werkbon + afspraak voor Tom
Zij gingen je voor
Geef het saaie werk aan jouw virtuele medewerkers
Versterk je team met virtuele medewerkers
die werk zien, voorbereiden en uitvoeren.
Bestellingen
65% minder manueel orderwerk bij Digi-Paq
-
Nieuwe bestelling via jouw kanalen
-
Klant en artikel matching in jouw ERP
-
Voor controle Voltooid
Order staat klaar in jouw ERP
- ET-40VVulling 40 mm
- 12
- ET-DK1Deksel
- 4
- ET-D38ZDop 38 mm
- 6
-
S
Goedgekeurd door Sofie
Offertes
2 uur per dag teruggewonnen
-
Nieuwe aanvraag via jouw kanalen
-
Klant en prijs matching in jouw ERP
-
Voor controle Voltooid
Offerte staat klaar in jouw ERP
- ET-8040Etiket 80×40 mm
- 250 st.
- ET-6030Etiket 60×30 mm
- 500 st.
- Totaal excl. btw
- € 6.120
-
S
Goedgekeurd door Sofie
Planning
Elke herstelling bij de juiste technieker
-
Nieuwe herstelaanvraag via jouw kanalen
-
Relevante informatie opgezocht
-
Voor controle Ingepland
3 opties staan klaar in jouw agenda
ma 13/10 di 14/10 wo 15/109u 10u 11u 12u 13u 14uKoenLiesBram -
S
Koen gekozen door Sofie
Klantenservice
95% automatisch toegewezen
-
Nieuwe vraag via jouw kanalen
-
Relevante informatie opgezocht
-
E-mail toegewezen aan juiste dienst
-
Klaar om te versturen
Antwoord voorbereid
Beste,
Je levering komt vrijdag tussen 8 en 10 uur.
Vriendelijke groeten
Een andere administratieve bottleneck?
Vertel ons welk repetitief werk jouw team vandaag bezig houdt. We bekijken samen of een virtuele medewerker kan helpen.
-
Documentverwerking
Documenten en foto's herkennen, sorteren en op de juiste plek zetten.
-
Facturatie en opvolging
Factureren op basis van de juiste gegevens en betalingen opvolgen.
-
Rapportage en inzichten
Periodieke rapporten en proactieve inzichten op basis van databronnen.
-
Klantenservice
Vragen van klanten voorbereiden en beantwoorden via alle kanalen.
-
Personeelsadministratie
Aanwerving, onboarding, opleiding en personeelsdossiers beheren.
-
Sales-assistentie
Prospecten opzoeken, verrijken en je CRM up-to-date houden.
Werkt in de systemen
die je al gebruikt.
Exact, Odoo, Outlook, Teams en 260+ andere.
Heeft jouw systeem een API, dan koppelen we het.
AI doet het werk.
Jouw team behoudt de controle.
Taken waar de virtuele medewerker niet zeker is, gaan naar jouw team. Jij keurt goed, of stuurt bij.
Elke beslissing van de virtuele medewerker is traceerbaar en helder uitgelegd.
Elke correctie maakt de virtuele medewerker beter in jouw manier van werken.
app.humansintheloop.be
Voor controle
Drukkerij Maes
De mail noemt twee PO-nummers. Welke hoort bij deze order?
PO-2026-03626in de onderwerpregel
PO-2026-03262vorige order, onderaan
Etiketten NV
Mail ontvangen
09:25:22
Bestelling van Etiketten NV
Klant herkend
+9s
Klantnummer 10482 in Exact Online
Producten gematcht
+17s
3 lijnen, 98% zeker
Order aangemaakt
+16s
SO-20931 in Exact Online gezet
Drukkerij Maes
Lien
Bij Drukkerij Maes staat het juiste PO-nummer altijd in de onderwerpregel.
Hopper
Begrepen. Vanaf nu neem ik het PO-nummer uit de onderwerpregel en negeer ik oude nummers onderaan de mail.
Waarom ambitieuze KMO’s kiezen voor Humans In The Loop
Extra personeel is er niet, meer software doet net niet wat je wilt en maatwerk is peperduur. Een virtuele medewerker is de oplossing voor jou.
Live in 6 weken
Geen IT-project van maanden. Binnen 6 weken werkt je virtuele medewerker mee in je eerste proces.
Je team ziet snel resultaat, en wij sturen bij op basis van hun feedback.
Betaal wat je gebruikt
Geen licentie per gebruiker of grote investering vooraf.
Je betaalt voor het werk dat je virtuele medewerker doet. Meer werk, meer waarde. Minder werk, minder kosten.
Je data blijft in Europa
Onze servers en AI-modellen draaien in de EU.
Je data valt onder Europese regels en verlaat Europa niet.
Zij gingen je voor Dit is hun ervaring
60+
uur bespaard per maand
“Onze orders staan nu klaar in het ERP voor we op kantoor zijn. Mijn team doet weer het werk waarvoor ze zijn aangenomen.”
Christophe Parrain
Operations manager, Digi-Paq
95%
mails automatisch toegewezen
“Elke mail komt meteen bij de juiste persoon terecht. Mijn team begint de dag niet meer met sorteren, maar met antwoorden.”
Dries Gabriëls
Strategic Marketing Partner, Gabriëls
2u
tijdswinst per dag
“Het scheelt me makkelijk twee uur per dag. De grote offertes werkte ik vroeger ’s avonds af. Vandaag staat het grootste deel al klaar wanneer ik de offerte open.”
Kristof Braeckmans
Zaakvoerder, Brako
Geen kleine lettertjes, wel klare taal.
Je eerste virtuele medewerker in dienst nemen is niet niks. Je vraagt je waarschijnlijk af wat het kost, hoe veilig je data is, en of je team hier wel op zit te wachten.
Hieronder vind je de eerlijke antwoorden. Staat jouw vraag er niet tussen? Geen probleem, dan bellen we gewoon even.
Wat is het verschil tussen een virtuele medewerkers en een softwarepakket?
Een virtuele medewerker is een ‘AI Agent’ die we specifiek trainen om proactief mee te draaien in jouw processen en écht werk te verzetten. In tegenstelling tot een softwarepakket dat je moet leren gebruiken en waaraan je jouw processen moet aanpassen, integreert een virtuele medewerker naadloos met je bestaande systemen en manier van werken.
Een softwarepakket is een tool die je gebruikt, terwijl een virtuele medewerker een collega is die taken autonoom uitvoert, 24/7 beschikbaar is en meeschaalt met jouw vraag.
Wat kost een virtuele medewerker?
Zoals bij mensen hangt de kostprijs van een virtuele medewerker af van de complexiteit van de taken. Wij werken met twee kostencomponenten:
Onboarding: Eenmalige investering van €4.920 voor de configuratie, training en integratie van de virtuele medewerker in jouw systemen en processen. Deze kost kan variëren afhankelijk van de complexiteit van de nodige integraties met je bestaande ERP- of CRM-systemen.
Maandelijkse kost: Variabel abonnement vanaf €492 per maand, afhankelijk van het aantal verwerkte taken en de complexiteit van het werk. Dit betekent dat je flexibel kunt schalen met je vraag zonder vaste personeelskosten.
Ter vergelijking: een administratief medewerker kost gemiddeld €3.804 bruto per maand (exclusief andere personeelskosten zoals vakantiegeld, sociale lasten en opleidingskosten). Een virtuele medewerker werkt daarentegen 24/7, schaalt mee met je vraag en vereist geen ziektedagen of vakantie.
Hoe lang duurt het om mijn virtuele medewerker in te werken?
De onboarding van een virtuele medewerker duurt gemiddeld 6 weken. Dit proces verloopt in gestructureerde stappen:
Fase 1: Onboarding - We onboarden jouw medewerkers op het Humans in the Loop platform voor validatie en goedkeuring.
Fase 2: Proefperiode - We trainen de virtuele medewerker op basis van een reeks realistische testcases uit jouw bedrijf. De virtuele medewerker werkt in parallel met jouw mensen, maar voert nog geen taken helemaal autonoom uit. Zo evalueren we de robuustheid en sporen we uitzonderingen op.
Fase 3: Go-live en opvolging - Na implementatie van de laatste wijzigingen volgt een intensieve opvolgperiode waarin we nauw monitoren en waar nodig bijsturen. Ook na deze initiële periode volgen we maandelijks op hoe goed jouw virtuele medewerkers presteren.
Wat maakt jullie anders dan andere AI-oplossingen?
Wij maken het verschil waar de meeste AI-projecten falen: bij de mensen. Net zoals bij andere IT-projecten, ligt de uitdaging van AI niet in de technologie zelf, maar in de adoptie ervan. Gebrek aan vertrouwen, onduidelijke werking en onvoldoende change management zorgen ervoor dat zelfs de beste AI-oplossingen ongebruikt blijven.
Waar andere aanbieders focussen op "zwarte dozen" die alles zouden moeten oplossen, investeren wij in transparantie, menselijke controle en geleidelijke adoptie. Het resultaat? AI die écht werkt, omdat jouw mensen er ook écht mee willen werken.
Werkt dit met onze bestaande systemen?
Ja. We integreren met je huidige ERP-, CRM- en andere systemen in plaats van je richting nieuwe tools en software te duwen. Diepe integratie met bestaande processen en data flows is een van onze grootste sterktes.
Moeten we onze manier van werken aanpassen?
Neen, niet persé. Wij geloven in adoptie boven disruptie. Onze virtuele medewerkers zijn ontworpen om te integreren met je bestaande processen in plaats van je te dwingen je aan te passen aan nieuwe tools of workflows.
Zijn onze gegevens veilig bij Humans In The Loop?
Ja. We werken met Europese cloud providers en volgen strikte beveiligingsprotocollen. We werken ook aan ISO 27001-certificering om compliance met internationale beveiligingsstandaarden te garanderen.
Welke ondersteuning bieden jullie?
We bieden doorlopende maandelijkse ondersteuning als onderdeel van je abonnement, inclusief onderhoud, technische assistentie en continue verbeteringen. We positioneren onszelf als een strategische partner op lange termijn, niet enkel als een projectleverancier.
Waarom een virtuele medewerker in plaats van meer personeel of software aan te kopen?
Virtuele medewerkers bieden het beste van beide werelden: ze zijn 24/7 beschikbaar, schalen flexibel mee met de vraag (naar boven en beneden), kosten minder dan voltijdse werknemers en zijn beter afgestemd op jouw noden dan generieke software. Bovendien werken ze naast je bestaande team en versterken ze menselijke capaciteiten in plaats van ze te vervangen.
Ondernemers die ondernemers begrijpen
Humans In The Loop is opgericht door vier ondernemers met samen 50+ jaar ervaring in AI, software en ondernemerschap. We kennen de uitdagingen van een groeiende KMO, niet uit een boek, maar uit de praktijk.
Onze missie is helder: we geven tijd terug aan mensen, door repetitieve administratieve taken te automatiseren.
Wij gedragen ons niet als een externe leverancier, maar als een betrokken partner die strategisch meedenkt.
